Depuis ces dernières années, de nombreuses entreprises se ruent vers la dématérialisation pour plusieurs raisons. Ce processus vise, en effet, à substituer les documents sous format papier en version numérique. Entre autres, découvrez dans ce guide les divers avantages de la dématérialisation des factures pour une entreprise.
Plan de l'article
Les avantages de la dématérialisation de factures pour les entreprises
La dématérialisation de facture désigne un processus de transformation numérique qui se fait davantage pratiquer dans les entreprises du XXIe siècle. Dans cette optique, consultez cette référence utile pour en savoir plus sur le processus de dématérialisation des factures fournisseurs au sein d’une entreprise. En effet, cette tendance à l’abolition de la documentation physique s’impose progressivement dans les organisations pour ses nombreux avantages tels que :
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- Un gain de temps et d’argent ;
- Un suivi et une gestion optimisé ;
- Un gain écologique.
Rentabilisez votre temps et vos finances
Selon une étude, le nombre d’heures consacrées à la recherche de facture physique oscille en moyenne autour de 7 heures par semaine. Toutefois, cette recherche se résume en quelques clics grâce à l’usage d’un logiciel ou d’une plateforme.
En outre, le traitement manuel d’une facture papier pourra vous coûter entre 9 et 15 euros. Ainsi, la dématérialisation permet de réduire vos dépenses financières.
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Améliorez le suivi et la gestion de vos factures
L’usage d’un logiciel de dématérialisation représente une solution pratique dans la simplification du suivi de vos factures fournisseurs. En effet, grâce à un fonctionnement automatique, vous pourrez bénéficier d’une meilleure traçabilité des commandes et de la facturation.
Par ailleurs, opter pour cette alternative permet de réduire considérablement les risques d’erreurs ou de suppression accidentelle.
Contribuez au respect de l’environnement
Opérer des actions respectueuses de l’environnement s’intègre parmi les stratégies de rehaussement de l’image d’une entreprise. Dans ce cadre, s’orienter vers la facture électronique pourra vous permettre d’atteindre l’objectif du « zéro papier ».
En effet, en dématérialisant votre démarche de facturation, vous vous lancez dans la réduction de l’empreinte carbone émise par votre activité.
Les critères de choix pour sélectionner un logiciel de dématérialisation
A l’ère de la digitalisation numérique, les outils et logiciels informatiques tiennent une place prépondérante. Dans cette optique, toutes les tâches en entreprise s’avèrent être concernées par ce phénomène. Entre autres, la dématérialisation de facture revêt une pratique permettant de consacrer plus de temps à des tâches ayant une plus grande valeur ajoutée. Cependant, le respect de quelques critères de base vous fera bénéficier d’un usage optimal.
Les besoins techniques
Avant d’opter pour la dématérialisation de vos factures, interrogez-vous à prime abord, sur les besoins techniques de votre entreprise. Pour ce faire, vous pourrez procéder par un bilan des processus afin d’identifier les points de blocage. Cette méthode permet de mettre en lumière les coûts cachés échappant à votre système informatique.
Le secteur d’activité
Votre secteur d’activité pourrait avoir une influence sur le choix du logiciel de dématérialisation de factures adapté à votre entreprise. Dans le secteur de la restauration, par exemple, l’usage de logiciel caisse peut inclure des fonctionnalités comme l’export-comptable. De ce fait, chaque domaine pourrait faire intervenir des logiciels spécifiques.
Le type d’intégration
Pour pouvoir conférer à l’efficacité de votre logiciel de dématérialisation, il est primordial de prendre en compte l’ensemble du cycle de paiement. Autrement dit, vous devez considérer le déroulement de l’opération en partant de l’engagement, du paiement, du rapprochement entre facture et dépense et enfin de l’export vers la comptabilité.
De ce fait, veillez à l’organisation des outils déjà utilisés dans le cadre des postes clients, de la facturation et du fournisseur avant d’associer un nouveau logiciel.
